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비즈니스에서 업무의 연속성을 높이는 방법

비즈니스에서 연속적으로 계획을 이어가는 것은 소규모 기업을 운영하면서 놓치면 안되는 부분입니다. 결국 계획은 사업을 어려운 환경에서도 운영이 가능하게 만들고 주변의 혼란을 빠르게 극복할 수 있도록 도와줍니다. 업무의 연속성 확보는 외부 환경의 급박한 위기 속에서도 이를 해결하기 위한 방법의 준비와 같습니다. 만약 우리 회사가 이러한 연속성을 가지고 있지 않다면 걱정이 되는게 사실이고 어려움을 극복하는데 더 많은 노력과 시간이 소모될 수 있습니다. 연속성 계획은 다음과 같은 내용들이 포함되어야 합니다. 1) 목표 - 계획의 목적을 분명하게 합니다. 2) 범위 - 사업의 활동, 프로세스를 개략적으로 설명합니다. 직원, 위치, 부서, 팀이 포함되는 개념입니다. 3) 책임 - 담당자의 역할의 범위와 책임과 관련해서 한계를 설정해야 합니다. 4) 자원 - 온라인을 목적으로 하는 회사와 오프라인을 주 고객으로 하는 회사는 필요한 도구가 다르고 자신의 회사에 맞게 자원을 구분합니다. 5) 이해관계자 - 확실한 목표의 수행을 위해 도움을 주는 외부인을 파악합니다. 주요 이해관계자로는 온라인 공급자, 업체, 고객 등이 포함될 수 있습니다. 마지막으로 타임라인을 설정해서 비즈니스의 연속성이 약해지고 있지 않은지 지속적인 확인이 필요합니다. 최근에는 업무의 연속성을 위해서 실시간 협업을 확대해 나가고 있는 추세입니다. 이때 필요한 도구와 자주 사용하는 툴에 대해서도 설명을 드리겠습니다.

 

서류사인을 사용하면 사용자와 팀원들이 전자적으로 쉽게 서명이 가능해집니다. 회사 내부의 전자 문서 및 결제를 할때 암호화가 되고 각 문서에 대해서는 고유한 태그를 만듭니다. 이 기능은 신뢰성을 확인할 수 있고 기존 문서와 태크가 일치하지 않는다면 그 차이를 설명할 수 있습니다. 마이로는 브레인스토밍에 쓰이는 이상적인 도구입니다. 우리팀이 함께 작업할 수 있고 새로곱 흥미로운 주제를 생각해 내는데 시각적 요소를 첨부할 수 있습니다. 구글 드라이브는 파일을 쉽게 저장할 수 있고 공유할 수 있도록 도움을 줍니다. 특정 파일에 엑세스 할 수 있는 사용자 수준을 지정할 수 있고 전자메일에서 첨부하기 어려운 대용량 파일도 주고 받을 수 있습니다. 느슨함이라는 도구는 커뮤니케이션에 사용되며 주제별로 구성된 채팅방을 만들 수 있고 직접 메시지와 문서를 전송하거나 대화 내용을 녹음할 수 있습니다. 좀 더 복잡한 기능도 있지만 체계적인 수준은 본인 사업에 맞게 운영하는게 좋습니다. 드롭박스는 파일 공유 서비스로 시작되었지만 팀의 협업을 돕기 위해서 발전하고 있습니다. 팀원이 추가한 파일에 주석을 달 수 있고 팀원이 동시에 문서를 작업할 수 있고 작업 및 목록을 지정된 사람에게 할당할 수 있습니다. 제로는 중소기업을 위한 회계 소프트웨어 플랫폼을 제공합니다. 사용자의 위치나 컴퓨터와 같은 장치에 영향을 받지 않고 작업을 할 수 있습니다. 지금까지 비즈니스에서 업무의 연속성에 대해서 이야기 했는데요. 불행하게도 위기는 예측할 수 없고 언제든지 발생할 수 있습니다. 어려운 환경을 극복하기 위해서는 미래를 내다보면 현재 환경에 가장 잘 대응을 하는 것입니다. 이때 무엇보다 중요한 부분은 연속성을 위한 계획입니다. 어떤 방법으로 환경에 적응하는지는 리더의 중요한 역할입니다. 그 역할에 충실할 수 있도록 미리 계획을 세워 보시기 바랍니다.